O Que Esperar de Uma Produtora de Eventos

Antes de falar sobre o que esperar de uma produtora de eventos, devemos entender qual é o papel dela, suas responsabilidades e em que pode te ajudar.

Agência de eventos como alguns chamam, é uma empresa que organiza ou cria eventos. No meu caso, Manoel Neto, sócio da Smash Eventos, nós produtora de eventos em Curitiba.

Mas como funciona uma produtora de eventos corporativos?

Bom, eu vou explicar como é o processo de uma produção de um evento dentro de uma produtora de eventos corporativos.

Inicialmente a gente recebe o briefing do cliente. (Leia aqui o artigo que explico o que é briefing)

Neste briefing tem todas as informações ou pelo menos a ideia do que o cliente quer no evento. Importante ressaltar neste momento qual o objetivo do evento, para quantas pessoas, a data, o local, o tipo de serviço (comida e bebida), as atrações, o horário e o investimento que deseja fazer para este evento.

A partir daí já é possível uma produtora de eventos corporativos iniciar o seu trabalho.

Se você não tem um local definido para fazer o seu evento, a produtora de eventos corporativos te ajuda a escolhe-lo dentro do perfil do evento.

Definido o local, passamos para a capacidade técnica que ele apresenta. Para isso, a produtora de eventos realiza uma visita técnica. Nesta visita técnica, é avaliado o tamanho do local, energia elétrica, acessos, banheiros, cozinha, estacionamento, acessibilidade para pessoas com deficiência, ventilação, altura do pé direito, piso, regras do local, palco, iluminação, documentação e alvarás. Checamos tudo o que é necessário para a montagem, execução e desmontagem do evento.

Com estas informações em mãos, a produtora de eventos inicia o orçamento.

Entramos em contato com os mais diversos fornecedores que são necessários para que o evento saia do papel, dentre eles: mobiliário, som, luz, decoração, brindes, camisetas, rádio comunicador, comunicação visual, credenciamento, alimentação e drinks. O número de fornecedores que uma produtora de eventos corporativos precisa entrar em contato vai depender muito do que o cliente passou no briefing.

Com o orçamento em mãos, apresentamo-os para o cliente. Além do orçamento, a produtora de eventos também providencia uma planta baixa com o layout do evento, para ter a certeza de que tudo o que foi cotado cabe no espaço e permite uma boa circulação de toda a equipe que está trabalhando no evento corporativo bem como os convidados. Há algumas regras de espaço que devem ter entre as mesas para preservar o conforto das pessoas e um bom trabalho da equipe.

Apresentado o orçamento e a planta baixa, o cliente aprova, reprova ou solicita alterações. Assim que o cliente aprova com a produtora de eventos, é iniciada a montagem.  Vale ressaltar que este cronograma de montagem e desmontagem é feito antes do orçamento pois ele contempla mão de obra de carregadores e diárias a mais de locação, se assim necessário.

É bem importante ter um bom sincronismo neste momento. Por exemplo, de nada adianta a banda chegar ao local se o palco ou o sistema de som não estiverem montados. É necessário prestar atenção nestes detalhes para evitar transtornos e atrasos. Pronta a montagem, são realizados ensaios, testes e passagem de som. Pronto! A parte estrutural está toda pronta, agora é hora de reunir a equipe e passar todas as instruções detalhes do evento. Neste momento a pessoa responsável pela produtora de eventos reúne todos envolvidos (profissionais da limpeza, segurança, garçons, maitre, equipe de som e luz, promotores, coordenadores, etc). Tudo passado, tirada todas as dúvidas, está tudo pronto para a abertura da casa. Mesmo  após o início do evento, é importante ficar atento aos tempos e movimentos e segui-lo a risca para não deixar passar nada nem ter atrasos, principalmente quando há atrações como bandas.

Finalizado o evento e a desmontagem, a produtora de eventos faz um relatório e um fechamento da planilha para prestar contas ao cliente. Neste pós-eventos é que entregamos um relatório da lista de convidados que compareceram, fotos, vídeos, e acertos finais de pagamento.

Parece simples, né? Mas não é. A produtora de eventos exercita um papel muito importante e trabalhoso na execução de um evento.

Nós aqui da Smash Eventos que somos uma produtora de eventos em Curitiba, sabemos o tamanho da responsabilidade que é isso. Já organizamos diversos eventos corporativos e sempre com muita dedicação e responsabilidade para que tudo saia perfeito como sempre foi.

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