Como Organizar Uma Festa

Como Organizar uma Festa Particular Impecável

Dicas de como organizar uma festa particular. Este tipo de festa exige a mesma atenção de um evento corporativo, portanto fique atento no que eu vou lhe passar para que seu objetivo seja atingido com sucesso.

Qual o Local da Festa?
A escolha do local é a primeira coisa a se fazer, sem isso fica muito difícil de fazer um planejamento. Normalmente para este tipo de festa opta-se por locar salões, ginásios ou pequenos bares. É importante contatar esses lugares com certa antecedência, pois muitas vezes a concorrência por datas é muito grande, principalmente em determinadas épocas do ano em que se realizam festas de empresas, formaturas e datas específicas com halloween, festas juninas, etc. Feito isso, se atente a capacidade  do local para saber quantas pessoas você poderá convidar (ou quantos ingressos você irá vender) e a estrutura, para ter noção do que precisará levar de fora, como freezers, sistema de som, iluminação, geradores, etc.

Defina Suas Metas
Saiba quais sãos os seus objetivos com a festa. Será uma festa para vender ingressos? Se sim, calcule preço médio do ingresso e saiba então quantas pessoas são necessárias para pagar o custo do evento. Será uma festa para patrocinadores, amigos ou clientes? Avalie de que forma você conseguirá mensurar a satisfação dos seus convidados. É muito importante saber o objetivo do evento. Como diz uma frase que eu gosto muito; “Para quem não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”.

Organize as estratégias para colocar seu plano de ação em prática
Saiba os passos a serem seguidos para que seu evento saia do papel. Faça um cronograma, utilize planilhas, contate os fornecedores e faça orçamentos. É muito importante que seu evento esteja organizado no papel antes de ele se materializar.

Orçamento
Tente não esquecer nada ao calcular o seu evento. Muitas pessoas se esquecem de detalhes importantes na hora de montar um orçamento, como limpeza, Ecad ( saiba mais clicando aqui), segurança, grades, aparelhos técnicos, garçons etc.

Esta sem dúvida é a parte que vai te dizer “sim” ou “não” quando se perguntar se irá realizar o seu evento. Certifique-se de que o valor disponível contemplará todos os itens incluídos no seu planejamento.

Alvarás e Autorizações
Informe-se se o local e a atividade que você quer exercer no seu evento requer autorizações que permitam a execução da mesma. Seu evento pode ser embargado antes mesmo de acontecer se não estiver dentro das legislações vigente do seu Estado e município. Converse com os órgãos competentes, como o Corpo de Bombeiros para obter essas informações.

Uma Ótima Oportunidade Para Criar Parcerias
Não há quem não goste de um bom evento. Esta é uma ótima oportunidade para você criar parcerias comerciais que vão lhe auxiliar no seu evento e em eventos futuros. Além de patrocínio, busque por apoio ( saiba a diferença entre patrocínio e apoio), pois isto diminuirá seus custos. Faça contatos com promotores, formadores de opinião, que estão inseridos no seu público-alvo, estes são uma ótima ferramenta para divulgação do seu evento. Por falar em divulgação, este será nosso próximo item a ser explicado.

Divulgação
Se quando alguém fala em divulgação você se lembra de panfletagem de sinaleiro, tire de vez essa ideia da cabeça. Panfletos podem ser utilizados mas em pontos estratégicos. Por exemplo, se você vai realizar um evento sertanejo, você pode fazer uma panfletagem na frente de baladas e show de grande fluxo de movimento, pois essas pessoas envolvidas com o tema.

Conforme citado no item anterior, faça contatos com pessoas que vivem no meio, como promoters, lojas especializadas, formadores de opiniões. Ninguém melhor que eles para divulgar o seu evento.

Outro aliado na divulgação são as mídias sociais pois você consegue atingir exatamente o seu público-alvo. No Facebook você pode criar eventos e perceber quantas pessoas estão engajadas com o propósito do seu evento. Através da internet também pode-se realizar venda de ingressos.

Divulgações em veículos de massa como TV e rádio, são aconselhadas em eventos de grande porte.

Contrate Profissionais Capacitados
Contratar pessoas capacitas de evitará problemas, vai fazer você economizar dinheiro e tempo.

A experiência nesses casos é fundamental. Apesar do know-how da equipe que você irá contratar, não deixe de  instruí-los com as regras do local, pois todos os profissionais devem estar em sintonia na realização de suas funções para que o evento ocorra harmoniosamente, independente de ser uma festa privada de grande, médio ou pequeno porte.

Checklist
Este deve ser feito após a  montagem e no pós-evento. Fazer um checklist irá lhe garantir que nem os pequenos detalhes foram deixados para trás. Verifique se está tudo montado, entregue e se toda a equipe está pronta.

No pós-evento, faça uma lista de pagamento dos fornecedores, funcionários,  devolução de materiais alugados ou emprestados e limpeza. Para saber mais sobre checklist clique aqui e veja o artigo que escrevemos sobre isso.

Ficou alguma dúvida? Escreve nos comentários abaixo que eu respondo para você rapidinho.

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