3 Pontos preocupantes para quem precisar organizar eventos. Você concorda?

pontos críticos em eventos

Trabalho como agência de eventos corporativos desde 2013. De lá para cá muita coisa boa e muitas coisas não agradáveis acabam acontecendo e é necessário saber lidar com elas acionando o plano B e até o plano C (quem trabalha com isso sabe que deve se fazer planos para quase todo o alfabeto). Eu enumerei três pontos críticos que podem dar muita dor de cabeça para quem não tem experiência em organizar eventos e que é necessário ficar atento ou então deixar na mão de profissionais com capacidade para coordena-los.

1- Credenciamento

Credenciamento é a pedra no sapato de quem precisa organizar um evento, principalmente em eventos grandes, em especial acima de mil pessoas.

Parece algo simples, uma lista de convidados, alguém na porta e só! Porém não é bem assim.

credenciamento para eventos

Primeiro que esta lista sofrerá alterações até o último minuto da abertura e as vezes até durante o evento pois sempre terá que adicionar ou cortar alguém em cima da hora. E imagina se você barra um convidado VIP, ou alguém louco para fazer um barraco? Tem que ter muito cuidado e montar a sua equipe estrategicamente para não passar vergonha nem sufoco. Se for um evento corporativo é importante estar em contato com alguém que tenha alçada para liberar ou barrar pessoas que não se encontram na lista.

Além disso, outro fato muito importante é o cuidado com o fluxo de pessoas, evitar que estas se aglomerem na frente do local onde é verificada a identidade de cada participante.

Estabeleça pontos de triagem antes do credenciamento para evitar filas e tumultos.

2- Alimentos e Bebidas

Quem não gosta de uma boa bebida e uma deliciosa comida? Aquele finger food maravilhoso, quentinho, acompanhado daquele drink gelado.
Pois é, a logística de comida e bebidas é algo muito delicado em eventos. A começar pela estrutura, pois dependo do lugar você não terá acesso a uma cozinha preparada para manipular os alimentos. Terá que pensar em pontos de rede elétrica, água, lixo, descarte, etc.

A escolha do serviço também é um ponto a ser bem pensado. A estratégia, quantidade de equipe, louça e demais utensílios muda se você escolher serviço volante ou de ilhas. É preciso pensar em organizar uma equipe bem alinhada e experiente em eventos, onde a dinâmica e exigência são grandes. Não pode haver erros de operação, demora e atender parte dos convidados. Todos devem ser muito bem servidos.

alimentos e bebidas para eventos

Pode estar tudo certo na sua festa, mas se as bebidas não estiverem geladas, de nada adiantou tanto capricho. Cuide bem desta parte, pense nos processos que precisam ser seguidos e faça o cálculo certo para que nada acabe durante o evento. E se acabar, qual é o seu plano B? Tenha mapeado onde você pode correr para evitar que sua festa acabe por falta de bebida.

Tenha cuidado para escolher o fornecedor, verifique as licenças e habilitações dele. Isso é fundamental para a segurança alimentar.

3- Entretenimento

Chegamos então no item que é o mais “divertido”. A pergunta que eu mais ouço quando falo das minhas produções, é: “deve ser legal trabalhar com isso, né?”.
A minha resposta é: “ sim, é muito legal! Mas não é tão fácil como parece para vocês que estão pista”. Vários processos como recebimento do rider técnico, mapa de palco, montagem, passagem de som, camarim, transporte, room list, são necessários antes de uma apresentação.
Quem já presenciou alguns backstages sabe como são as coisas. Artistas, empresários, produtores e músicos, são meros mortais como todos nós e também tem suas virtudes e defeitos.

Atrasos, exigências exageradas, desorganização, mal humor, falta de profissionalismo são algumas das situações que atrapalham a condução de um evento (vale ressaltar que não estou generalizando, pois o contrário também é verdadeiro e eu tive a sorte de lidar com mais gente organizada e profissional do que o contrário).

Eu só consigo relaxar a hora que o artista inicia a performance, isto significa que o som está funcionando, que todos da sua equipe chegaram e que tudo o que era previsto deu certo.

artistas para eventos

Para organizar um evento é preciso estar bem assessorado, ter a equipe não mão e com capacidade para resolver, e prever, problemas (veja 5 razões para contratar uma agência de eventos).
Com certeza há outros itens bem importantes para serem observados ao se montar um evento. Eu enumerei 3. Você concorda com estes itens? Na sua opinião, quais outros pontos poderíamos colocar aqui? Deixe no comentário.

Manoel Neto é produtor eventos corporativos, ações promocionais e demais eventos empresariais com a missão de manter funcionários e clientes motivados, seguros e alinhados com a cultura da empresa, melhorando o clima e relacionamento dos colaboradores e a conexão da marca com o público-alvo.

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